Job Description sebagai dokumen kontrol sebuah proyek

Beberapa Perusahaan baik swasta maupun BUMN  yang bergerak di bidang Oil & Gas maupun Mining (batubara,Nikel,Emas Bauksit dll) bisa dibagi 2 jenis perusahaan yaitu : Perusahaan yang bergerak di bidang produksi/Eksplorasi (disebut Client/Owner) dan Perusahaan Jasa yg biasa di sebut  Kontraktor ataupun Konsultan Engineering.Perusahaan yang bergerak di bidang Produksi /Eksplorasi baik oil & gas maupun Mining artinya perusahaan yang mempunyai wilayah tambang eksplorasi sendiri maupun Eksploitasi  yg hasil produksinya berupa minyak, gas maupun hasil tambang.Sedangkan Perusahaan Kontraktor adalah perusahaan yang bisnis utamanya adalah pembangunan Konstruksi seperti gedung, pabrik/smelter,fabrikasi,pipa maupun kilang ataupun pembangkit listrik.untuk proyek yang besar biasanya terdapat 2 perusahaan yang mengerjakannya yakni kontraktor utama (Main contractor) dan Sub-kontraktor (Konsultan Engineering).Berikut beberapa contoh perusahaan yang bergerak dibidang oil & gas ataupun mining baik owner,kontraktor dan konsultan engineering.

1.Owner /Client                a.Oil & gas : Pertamina,Chevron,ConocoPhillips,Total,PGN dll.

                                        b.Mining    : antam,newmont,kaltim prima coal,Bumi resources dll.

2.Kontraktor                     a.Main Kontraktor : Wijaya Karya,Adhi karya,Sumitomo,KHI

                                                                       Rekayasa Industri (biasanya di belakang nama

                                                                        perusahaan terdapat tulisan Engineering & Const   

                                                                        scope  dari menengah sampai besar.

                                                                                

                                           b.Konsultan Engineering/Sub-Kontraktor

                                              Mengerjakan proyek dengan scope yang lebih kecil hanya perancangan

                                              Design Engineeringnya saja tidak sampai dengan Konstruksinya

Awal Proses Pekerjaan Bidang Project Engineering

Untuk menjalankan operasionalnya  perusahan-perusahan Owner bidang oil & gas maupun mining pastilah membutuhkan pabrik/smelter untuk mengolah berbagai bahan tambang  atau instalasi untuk memproduksi minyak/gas.Untuk membuat pabrik/smelter atau Instalasi2 tersebut perusahan Client/owner tidak membangun sendiri tetapi menggandeng kontraktor dengan cara tender.Kontraktor yang menang tentunya yang akan mengerjakan proyek tersebut, dan setelah proses tender selesai perusahaan kontraktor membentuk tim project yang terdiri dari project manager dan Sekretaris project, para engineer, designer, drafter dan tentunya document controller. Setelah ditanda tanganinya kontrak pekerjaan project Engineering oleh kontraktor dengan perusahaan Client kemudian diadakannya Kick of meeting sebagai awal dimulainya pekerjaan project engineering . Adapun yang dibahas dalam meeting tersebut antara lain : -mengenai timeline (Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan project)

                                       -Standard Operating Prosedur (SOP) Pekerjaan project

                                       -Penetapan prosedur standar baku Pengelolaan dokumen seperti penomoran,

                                         Revisi, dan status dokumen

                                       -Penyampaian Progress report (Weekly/Monthly)

Teknis Pekerjaan Document Controller

Dalam sebuah tim project posisi document controller biasanya langsung dibawah project manager dan sejajar dengan para engineer serta sebagai penghubung antara kontraktor dan perusahaan Client dalam hal keluar masuknya dokumen.tugas utama dari seorang document controller dalam hal ini adalah mengelola,mengendalikan dan mendistribusikan serta mengupdate  keluar masuknya dokumen baik yg di terima ataupun dikirim dari klien maupun kontraktor yang mencakup informasi mengenai judul,nomor,revisi,dan progress status dari awal sampai final.yang perlu digarisbawahi di sini adalah document controller bukan merupakan staff administrasi tetapi bagian langsung dari sistem pekerjaan project engineering itu sendiri, posisinya disejajarkan dengan para engineer karena document controller di tim project  bertanggung jawab langsung kepada Project Manager.Maka tidak mengherankan jika di suatu project yang berskala menengah dan besar seorang document controller ada yang backgroundnya dari sarjana teknik.

1.Pembagian Jenis Dokumen Project Engineering

Ada 2 macam tipe dokumen yang dihasilkan dari pekerjaan Project engineering yakni  dokumen Report dan dokumen drawing/gambar dan bidang Engineering sendiri terdapat beberapa discipline ilmu yang sudah sangat familier di bidang teknik yakni : Civil/Structure,Piping,Process,Instrument,Mechanical,dan Electrical. Dari masing2 discipline tersebut terdapat beberapa kategori dokumen antara lain : List,Calculation datasheet,MTO (material take off),Design Criteria/basis,Philosophy.kemudian dibagi lagi perjudul misal yang termasuk Calculation : Control Valve,Flow Element,Pressure Safety Valve.dari judul ini nantinya di jadikan dasar untuk penomoran dokumen.

Sedangkan untuk data yang berbentuk Drawing dibagi berdasar discipline misalnya ada drawing mechanical,drawing electrical,drawing civil dll. dan masih dibagi lagi : Drawing isometric,P&ID

Untuk lebih memudahkan dalam memahami pembagian jenis dokumen ini bisa di buat tabel sebagai berikut :

   

DISCIPLINE
	Civil/Structure	Instrument	Electrical	Piping	Mechanical
A.REPORT	1.Calculation	1.Calculation	1.Calculation	1. MTO	1.Calculation
	-Shelter Structure -Chemical Pump -Crane Structure	-Flow Element	-Lighting Calculation  -Cable Sizing	-Material Take Off	-Chemical Tank Wall
	2.Data Sheet	2.Data Sheet	2.Data Sheet	2.Data Sheet	2.Data Sheet
	-Two Way Valve -Control Valve	-Flow Transmitter  -Flow Element	-Lighting   -Electric motor	-Pipeline Datasheet -Piping Data sheet	-Chemical Tank
	3.Design Criteria
B.DRAWING	-Typical Pipe Support -Civil General Notes	-Loop Diagram  -Control Room	-Lighting Layout -Cable Tray layout	-Isometric -Plot Plan

2.Keterangan Yang Terdapat Pada Dokumen & Drawing Engineering

   Pada dokumen atau drawing terdapat kolom yang beri keterangan sebagai berikut :

a.Judul Dokumen

    judul diambil dari nama project dan jenis dokumen

 b.Nomor Dokumen/Drawing

     Tidak ada standar yang baku dalam penomoron dokumen maupun drawing ini. Ada penomoran dokumen dan drawing mengikuti yang sudah ada dari perusahaan owner..ada yang hasil kesepakatan sebelumnya antara kontraktor dan perusahaan owner. Namun yang umum kode penomoran dokumen maupun drawing ini dengan cara kombinasi huruf nama project dan discipline serta jenis dokumen baru kemudian nomor urut sebagai contoh :

-Report Civil Calculation : RW-CV-CAL-001 (RW=Nama Project,CV=Civil ,CAL=Calculation,001=nomor urut)

   c.Status Dokumen

Status Dokumen ini menunjukan tingkat penyelesaian pekerjaan dari awal sampai akhir yang di setujui oleh Perusahaan owner.

Status dokumen ini biasanya menggunakan kode abjad ,sebagai contoh :

-IDC : Internal Discipline Check

-IFR  : Issued for Review

-IFA  : Issued for Approval

-AFC : Approved for Construction

-ABD : As built Drawing

 d.Revisi Dokumen

kode revisi yang dipakai pada umumnya adalah angka misal : Rev 1,Rev.2 Rev.3 dst

e.Tanggal Dokumen

  tanggal dokumen menunjukkan kapan diterbitkan/dibuat

Contoh Cover Dokumen Project

Nama Project Gabus Development Poject
Judul Dokumen Chemical Tank Wall Thickness Calculation
Perusahaan Owner	No Dokumen	Revisi	Status	Nama Kontraktor
	GB-ME-CAL-001	Rev.1	IFC

Contoh Format Drawing

Drawing content	Perusahan owner
	Kontraktor
	Nama Project
	Gabus Development Poject
	Tanggal : 20-05-2006
	Judul	Status
	Junction Box Arrangement	IFC
	Nomor Drawing : GB-IN-PLT-001	REV.2

Untuk status dokumen ataupun drawing selain mengisi kolom juga dikasih stempel.

Ini dilakukan untuk mempermudah kontrol dokumen/drawing yang lagi beredar atau dikerjakan.

3.Proses Kerja Document Controller dalam Tim Project Engineering

  Tahap awal  Ketika document controller menerima dokumen ataupun drawing dari Engineer civil untuk pekerjaan civil misalnya ,di catat tanggalnya kemudian mengedarkannya buat internal discipline check kepada semua Discipline Engineer untuk di mintakan komen atau cek apakah perlu ada perubahan..kemudian setelah dicek oleh semua discipline Engineer ,dikembalikan lagi kepada document controller untuk di  di kembalikan lagi oleh Engineer  civil untuk diperbaiki.Setelah ada perbaikan dari Engineer civil tersebut di serahkan kembali kepada Document controller untuk dikirimkan dengan Pengantar yang dinamakan transmittal kepada Perusahaan Client untuk di Review sehingga status dokumennya dari IDC ke IFR dan seterusnya sampai dengan status dokumennya AFC.Jika terdapat komen atau belum di setujui dari Perusahaan Client tinggal dinaikkan revisinya.

Untuk mempermudah Pekerjaan seorang Document Controller sangat memerlukan Tools.Mengingat dokumen dan drawing yang di pegang oleh Document Controller bisa puluhan dokumen dan ratusan judul drawing tergantung dari besar kecilnya scope project.Tools ini sangat dibutuhkan oleh document controller untuk membantu merekam aktifitas keluar masuknya document baik yg dikirim maupun yang diterima dari perusahaan Client yang mencakup informasi mengenai discipline,judul dan nomor dokumen,tanggal dikirim/diterima,status dokumen,revisi maupun komen.

Sampai dengan saat ini belum ada software yang baku di bidang Document controller mengingat setiap kebutuhan pekerjaan yang berbeda dari setiap kontraktor,namun ada satu software yang sudah banyak dipake yakni Documentum.akan tetapi masih lebih banyak tools yang dipake dengan basic Excel atau Ms Access ,meski ada juga yg menggunakan software dengan cara custom. Tools dengan basic Excel ini yang dinamakan Master Deliverables Register (MDR).MDR Inilah yang berfungsi untuk mencatat keluar masuknya dokumen dan drawing baik yang dikirim maupun yang diterima oleh kontraktor dari Client.Jika suatu saat ada permasalahan pertama2 yg dicek adalah MDR ini.

Contoh : Master Deliverables Register (MDR)

No	No Document	Title	IDC	IFR	IFA	AFC	ABD	Status	Comment
		MECHANICAL
		CALCULATION
	GB-ME-CAL-001	Chemical Tank Wall  hickness Calculation	1/3/15	4/3/15	7/3/15	9/3/15		IFC
		DATASHEET
	GB-ME-EDS-001	Chemical Tank	1/3/15	4/3/15	7/3/15	9/3/15		IFC

Setelah dokumen dan Drawing sampai pada status AFC dan sudah di setujui oleh Perusahaan Client maka dokumen  tersebut sudah Final yang digunakan pada masa konstruksi. Dan setelah masa Kontruksi selesai dokumen tersebut berubah menjadi As Built.yang dimaksud dengan As Built adalah dokumen tersebut sudah sesuai dengan kondisi/konstruksi di lapangan.

4.Penataan/Filing System Document Project Engineering

Untuk Penataan Dokumen dan Drawing yang sudah Final/As Built yang Hardcopy lebih mudah berdasarkan nama project dan diurutkan berdasarkan discipline. Sedangkan untuk Softfile Pdf disimpan berdasarkan Hirarki Folder discipline dan jenis dokumen.

Posisi Document Controller dalam tim project sangatlah penting dan dibutuhkan, karena selain sebagai pusat informasi ,mengontrol keluar masuknya dokumen, juga mengontrol dokumen progress pekerjaan dari tim project  yang telah di submit sebagai dasar untuk melakukan penagihan kepada Client.Maka bisa di bayangkan jika pekerjaan project engineering tampa adanya document controller pasti pekerjaan project tidak akan akan berjalan dengan baik karena tidak terkontrolnya dokumen/drawing sehingga berakibat project tidak berjalan sesuai  dengan schedule/terlambat dan konsekuensinya kontraktor bisa kena pinalti.

SEMOGA BERMANFAAT

Source : http://dc-professional.blogspot.co.id/